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スキャナ保存制度とクラウド会計

経理に関連した請求書や領収書は何年間も保存しなくてはいけませんので、その保存期間についてはお客様からよく質問を受けます。本当はそこまで長期保存しなくてもいいのに ・・・ と思いつつ、7年間であったり9年間であったりと、法定の保存期間を立場上ご説明することになります。

2005年に「スキャナ保存制度」という規定が出来ましたが、例えばスキャンデータに電子署名を付与しなければいけなかった等の理由により使い勝手が悪く、制度の普及には至っていなかったのですが、昨年および今年と相次いで改正がなされ、いよいよ実用的になってきたとの感があります。

改正後のスキャナ保存制度を利用するにあたってのハードルの一つは「タイムスタンプ」ではないかと思います。
つまり、領収書等がいつスキャンされたのか、タイムスタンプ機能を使ってスキャンデータに時間の刻印を残しておく必要があるというわけです。ただ単に、事務所のスキャナを使って領収書等をスキャンすればそれで良し、というわけではありません。
またスキャナ保存制度では、領収書など証憑書類のスキャンデータと仕訳データが紐づいていることが求められますので (相互関連性の確保)、こうしたシステムをどのように構築するのか・・・中小企業が自前で開発できるような代物ではありません。

ところが最近では、こうした機能を盛り込んだ会計ソフトが低価格で発売され、各社しのぎを削っています。
特にクラウド会計ソフトは、例えば自動仕訳取り込み機能など、スキャナ保存制度で要求されている要件との親和性が高く、ペーパーレス経理 ⇒ クラウド会計への流れが一気に加速する可能性があります。
当事務所でも、お客様のご要望があり、弥生オンラインを用いて、スキャナ保存制度にチャレンジしてみることとしました。
楽しみですね!

shinokawa-office.com

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